العمل بكفاءة
كيف تعمل بكفاءة؟
لأهمية هذا الموضوع في عملنا اليومي المناط بنا, فقد رتب على شكل نقاط قصيرة وبسيطة:
أولا:
أبق منضدتك وملفاتك منظمة وذلك لتجنب إهدار الوقت والخلط بين أكوام الأوراق والمعاملات.
ثانيا:
مر بصندوق الوارد إلى مكتبك في بداية كل يوم عمل.
رتب البريد والمعاملات الواردة بين الواجب حفظها وتلك الواجب معالجتها وتلك الواردة للإطلاع عليها فقط وتلك التي تحتاج إلى متابعة خاصة وعاجلة أو أعداد دراسة أو أعطاء رأي بخصوصها.
عالج البريد الوارد حسب الأهمية الفعلية و المستعجلية المطلوبة.
أوصل و وزع البريد الصادر من مكتبك بنفسك ولا تترك ذلك إلى الساعي أو الفراش.
مر على صندوق الوارد وتفقده عدة مرات باليوم.
ثالثا:
أعطي الأفضلية في قائمة المهام لذلك اليوم للمعاملات المستعجلة والتي تحتاج لإنجاز في نفس اليوم.
رابعا:
تعلم وأتقن عملية تفويض الصلاحيات للعاملين بإمرتك, خصوصا لتلك المعاملات الروتينية, كي لا يتأخر انجازها عندما لا تكون متواجدا بسبب اجتماع طارئ أو زيارة ميدانية أو مرور عابر.
خامسا:
تعلم أن تنجز العمل أو المهمة التي هي باليد قبل التحول لإنجاز عمل آخر.
أن كانت المعاملات أو المهام على نفس المستوى من الأهمية و المستعجلية, فعالجها وأنجزها بالترتيب وحسب أسبقية ورودها.
سادسا:
مكنن العمل في مكتبك أينما أمكن ذلك, فأن هذا سيبسط أداء الأعمال ويسرع منها, وتخلص من أعمال الكتابية قدر الإمكان, وألجأ للنماذج المطبوعة والجاهزة, والتي عادة تسهل الأعمال الرتيبة كما تسهل حفظها أو إدخال معلوماتها للحاسوب.
سابعا:
ألجأ إلى الاتصالات الهاتفية العملية و الفاعلة في أنجاز المهمات الموكلة أليك, وبدلا من الاجتماعات الغير لازمة.
خطّط بعناية وتأكيد بالمراقبة والتدقيق و من خلال الزيارات والمرور العشوائي بأن العمل في الوحدة المسئول عن إدارتها ينجز بكفاءة والمجموعة تعمل بشكل الصحيح.
ثامنا:
أعد جدول بالأوقات التي ستكون متوفر فيها وتلك الأوقات الغير متواجد فيها، وأعلم زملاءك و مرؤوسيك بها، لتفادي التوقفات و انسيابه العمل.
من المفيد عند مغادرتك لغرفتك لفترة طويلة نسبيا ترك بطاقة على باب الغرفة تعلم المراجعين بها بالفترة التي تكون بها خارج الغرفة.
أغلق باب غرفتك إذا أحتاج الأمر إلى ذلك فقط, ولا تدع ذلك ليكون سياقا ثابتا.
تاسعا:
أبتعد ما أمكن عن الاستراحات لارتشاف المرطبات أو القهوة أو لتناول الطعام, ولا تطالع الصحف اليومية خلال ساعات الدوام الرسمي.
عاشرا:
قبل نهاية الدوام الرسمي والتوجه إلى دارك ، رتب منضدتك و نظم قائمة بمهمات اليوم التالي.
أفصل مصادر الطاقة الكهربائية عن الأجهزة الكهربائية في مكتبك, وغطي الأجهزة كي لا تتلف من الغبار.
لا تترك على منضدتك أي ملف أو ورقة, حفاظا عليها وعلى سريتها أو فقدانها أو سرقتها.
أحد عشر:
حاول أن لا تأخذ أي عمل معك للبيت.
البيت غير معني بأمور الدائرة, أترك هموم الدائرة داخل الدائرة, فالبيت وجد للراحة.
أخيرا
ضع نصب عينك وليكن هدفك الأهم .... إتقان العمل المكلف بأدائه, والعمل بشرف وذمة.
**** مواضيع ذات صلة:
احترام الذات
أكتسب احترام الذات العالي (الثقة بالنفس).
احترام الذات و الثقة بالنفس لدى الأطفال
احترام الذات بعد الفصل من العمل
بناء احترام الذات (الثقة بالنفس) في طفلك
الموازنة بين البيت والعمل
مهند الشيخلي .... muhannad alsheikhly
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق