تنظيم فضاء العمل

تنظيم فضاء العمل

تنظيم فناء العمل من الأمور المهمة والمطلوبة لكل موظف, وخصوصا الحريص على مكانته وكرامته.

فكيف تنظم فضاء عملك؟

بهذه الفقرات البسيطة والمنطقية يمكن أن تجعل من مكتبك مثال للنظام والترتيب:

أولا:

إذا أردت منع المراجعين من مقاطعتك في عملك, ضع مراقب حاسوبك (المونيتور) أمامك مباشرة .

ثانيا:

ضع منضدتك بحيث يمكنك أن ترى المراجعين الذين يدخلون من بابك, وليكن ذلك بطريقة يستفاد بها من الإنارة الطبيعية الداخلة من النافذة.

ثالثا:

تجنب ترك كراسي إضافية في غرفتك وأمام منضدتك وذلك للتقليل من حالات صرف انتباهك وإضاعة وقتك, وقد جرت العادة ترك كرسي واحد أو أثنين كحد أقصى أمام المنضدة.

رابعا:

أبق الأوراق و الوثائق أو الأدوات والأجهزة المساعدة المهمة والتي تحتاجها في عملك بمتناول يدك, مثل الهاتف و الحاسوب وخزانة الأضابير وجهاز الفاكس و الطابعة وأي شيء يكثر استعمالك له.

خامسا:

أستخدم تقويم كبير معلق على الجدار بجوارك مما يسمح لك بالتأشير ووضع العلامات اللازمة عند الحاجة, وأحتفظ على منضدتك بتقويم آخر يسمح بوضع وتأشير الملاحظات والمواعيد المهمة التي تريد تذكرها.

أحتفظ بساعة صغيرة على المنضدة, أو ساعة كبيرة معلقة على الجدار الذي هو أمامك.

سادسا:

أحتفظ على منضدتك أو في أحد جرارات المنضدة بكمية من الأوراق بحجوم مختلفة لغرض تسجيل الملاحظات.

أستخدم النماذج المعدة مسبقا أين ما أمكن ذلك.

سابعا:

أسس نظام للملفات، وأبقي الملفات ذات الاستعمال قرب مكان جلوسك وبمتناول يدك مما يمكنك من سحب إي منها بسهولة ويسر ودون إجبارك على الالتفاف الشديد أو المفاجئ, تجنبا لأي شد عضلي مفاجئ.

ثامنا:

علم الأضابير والملفات بصورة واضحة وسمها بأسماء واضحة و منطقية, كأن تكون مرتبة حسب الحروف الأبجدية أو التاريخ أو المواضيع.

تاسعا:

أعتمد صندوق للبريد الوارد وآخر للبريد الصادر وثالث للبريد والمعاملات قيد التنفيذ أو التي يجب أن تكون بمتناول اليد, ويفضل تقسيم صندوق الصادر إلى فواصل كي يسهل توزيعها على ذوي العلاقة أو الأشخاص المعنيين.

عاشرا:

رتب الأوراق و المعاملات الواردة حسب أهميتها ومستعجليتها, فأن كانت على نفس الدرجة من الأهمية و المستعجلية فرتبها حسب وقت ورودها, و أبدا بمعالجتها وانجازها بالتتابع.

أترك البريد الوارد للإطلاع فقط جانبا و عالجه في وقت الفراغ أو بعد أنجاز البريد الهام والعاجل.

أحد عشر:

كن حذرا و تأكد من عدم ترك أي من جرارت المنضدة, أو ردفات الخزائن مفتوحة, وذلك منعا للحوادث و التعثر بها.

أثني عشر:

في نهاية الدوام رتب فضاء منضدتك، وهيأ ما ستحتاجه للعمل في اليوم التالي, وتأكد من فصل الطاقة الكهربائية عن الأجهزة الكهربائية, وغطها قلب مغادرتك لمكتبك.

مهند الشيخلي .... muhannad alsheikhly