كفاءة العمل في المكتب

كفاءة العمل في المكتب

كيفية العمل بكفاءة و ذكاء في المكتب ؟

كفاءة العمل في المكتب

كيفية العمل بكفاءة و ذكاء في المكتب ؟

مهما يكن نوع العمل المكتبي فمن المهم تطوير عادات العمل الجيد والتخلص من العادات السيئة.

فوجود واعتماد عادات عمل جيدة سوف تساعدك على أن تكون أكثر فعالية في عملك، والتي يمكن أن يكون لها آثار إيجابية وفاعلة في حياتك المهنية.

فالتعلم من كيفية القيام بالمزيد باستخدام نفس الموارد، يمكن أن تزيد من فعاليتك ويمكن أن تسمح لك لتتولى مسؤوليات إضافية.

أولا:

فكر في الطريقة التي تعمل بها كل يوم، وأبحث عن سبل للعمل بصورة أكثر كفاءة.

أنظر في الوقت الضائع و المبذر في حياتك المكتبية وابحث عن السبل للتغلب عليها.

فإذا أسقطت جانب من الدردشة، و تركت باب غرفة مكتبك مواربا لتثبيط و السيطرة على مثل هذه الاجتماعات الغير رسمية, و قمت بتحسين ملكة التذكر لديك باستخدام (المفكرة المجدولة) مثلا للسيطرة على مواعيدك وموعد تقديم المذكرات و التقارير.

ثانيا:

اعتماد مبدأ التفويض (تفويض المهام و الصلاحيات), فليس الجميع يكونون قادرين على تفويض المهام، ولكن يجب تعلم كيفية التفويض الايجابية فهي مهارة حاسمة لجميع المديرين وهم بحاجة إلى تعلمها وإتقان استخدامها.

مما لا شك فيه يجب الوقوف على نتائج تلك التفويضات والتأكد من حسن استخدامها, فمع أنها تعطي فرصة جيدة للعمل إلا أنها قد تتحول إلى كارثة أن تركت تسير من تلقاء نفسها وبدون متابعة ومراقبة و تقويم.

ثالثا:

النظر في القدوم في وقت مبكر للعمل ولو ليوم واحد على الأقل في الأسبوع, سوف تحصل على الكثير من الانجاز في العمل قبل أن يبدأ وصول الآخرين, فالقدوم المبكر يمكن أن يكون مثمر للغاية، فأنه يمكن أن يوفر لك بداية مميزة للتجاوز على إي اختناقات بقية اليوم.

رابعا:

استخدام التقنيات والأدوات التكنولوجية الحديثة الخاصة بك ولصالحك, مثل البريد الإلكتروني والبريد الصوتي يمكن أن تكون أدوات ممتازة، لكنها في نفس الوقت يمكن أن تكون ملهية.

فإذا وجدت نفسك مقاطعا عن العمل باستمرار للرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، فقد يكون من الأفضل لإغلاق بريدك الالكتروني وتعيين وقت محدد كل ساعة أو ساعتين للرد على الرسائل الواردة, كما يمكنك أيضا استخدام الهاتف ذو المسجل للبريد الصوتي وخصوصا عندما تكون مشغول بعمل مهم.

خامسا:

يجب أن تكون لاعبا مميزا في فريق العمل في مكتبك، وهذا سيساعدك على أداء و أنجاز المزيد مما تعمله، وذلك بالتعاون مع زملاء العمل، وبهذا ستجد فسحة أكبر قد تساعدك في التخطيط ولتطوير العمل.

كفاءة العمل في المكتب

كيفية العمل بكفاءة و ذكاء في المكتب ؟

muhannad alsheikhly

مهند الشيخلي .... muhannad alsheikhly

تنظيم فضاء العمل

تنظيم فضاء العمل

تنظيم فناء العمل من الأمور المهمة والمطلوبة لكل موظف, وخصوصا الحريص على مكانته وكرامته.

فكيف تنظم فضاء عملك؟

بهذه الفقرات البسيطة والمنطقية يمكن أن تجعل من مكتبك مثال للنظام والترتيب:

أولا:

إذا أردت منع المراجعين من مقاطعتك في عملك, ضع مراقب حاسوبك (المونيتور) أمامك مباشرة .

ثانيا:

ضع منضدتك بحيث يمكنك أن ترى المراجعين الذين يدخلون من بابك, وليكن ذلك بطريقة يستفاد بها من الإنارة الطبيعية الداخلة من النافذة.

ثالثا:

تجنب ترك كراسي إضافية في غرفتك وأمام منضدتك وذلك للتقليل من حالات صرف انتباهك وإضاعة وقتك, وقد جرت العادة ترك كرسي واحد أو أثنين كحد أقصى أمام المنضدة.

رابعا:

أبق الأوراق و الوثائق أو الأدوات والأجهزة المساعدة المهمة والتي تحتاجها في عملك بمتناول يدك, مثل الهاتف و الحاسوب وخزانة الأضابير وجهاز الفاكس و الطابعة وأي شيء يكثر استعمالك له.

خامسا:

أستخدم تقويم كبير معلق على الجدار بجوارك مما يسمح لك بالتأشير ووضع العلامات اللازمة عند الحاجة, وأحتفظ على منضدتك بتقويم آخر يسمح بوضع وتأشير الملاحظات والمواعيد المهمة التي تريد تذكرها.

أحتفظ بساعة صغيرة على المنضدة, أو ساعة كبيرة معلقة على الجدار الذي هو أمامك.

سادسا:

أحتفظ على منضدتك أو في أحد جرارات المنضدة بكمية من الأوراق بحجوم مختلفة لغرض تسجيل الملاحظات.

أستخدم النماذج المعدة مسبقا أين ما أمكن ذلك.

سابعا:

أسس نظام للملفات، وأبقي الملفات ذات الاستعمال قرب مكان جلوسك وبمتناول يدك مما يمكنك من سحب إي منها بسهولة ويسر ودون إجبارك على الالتفاف الشديد أو المفاجئ, تجنبا لأي شد عضلي مفاجئ.

ثامنا:

علم الأضابير والملفات بصورة واضحة وسمها بأسماء واضحة و منطقية, كأن تكون مرتبة حسب الحروف الأبجدية أو التاريخ أو المواضيع.

تاسعا:

أعتمد صندوق للبريد الوارد وآخر للبريد الصادر وثالث للبريد والمعاملات قيد التنفيذ أو التي يجب أن تكون بمتناول اليد, ويفضل تقسيم صندوق الصادر إلى فواصل كي يسهل توزيعها على ذوي العلاقة أو الأشخاص المعنيين.

عاشرا:

رتب الأوراق و المعاملات الواردة حسب أهميتها ومستعجليتها, فأن كانت على نفس الدرجة من الأهمية و المستعجلية فرتبها حسب وقت ورودها, و أبدا بمعالجتها وانجازها بالتتابع.

أترك البريد الوارد للإطلاع فقط جانبا و عالجه في وقت الفراغ أو بعد أنجاز البريد الهام والعاجل.

أحد عشر:

كن حذرا و تأكد من عدم ترك أي من جرارت المنضدة, أو ردفات الخزائن مفتوحة, وذلك منعا للحوادث و التعثر بها.

أثني عشر:

في نهاية الدوام رتب فضاء منضدتك، وهيأ ما ستحتاجه للعمل في اليوم التالي, وتأكد من فصل الطاقة الكهربائية عن الأجهزة الكهربائية, وغطها قلب مغادرتك لمكتبك.

مهند الشيخلي .... muhannad alsheikhly

التخفيف من الإجهاد في العمل

التخفيف من الإجهاد في العمل

كيف تخفف من الإجهاد في العمل؟

قد يبدو من شبه المستحيل إيجاد الوقت للتخفيف من الإجهاد في العمل.

لكن صرفك لبضع دقائق بشكل جيد في هذا المجال يمكنها أن تزيد من معدل إنتاجيتك في العمل بشكل مثير وتمنحك المتعة والصحة.

كل ذلك من خلال تنفيذك لأربعة النقاط البسيطة والمفيدة التالية:

أولا:

خذ نفس عميق لبضع مرات، مما يسمح لقفص الصدري بأكبر توسع, ثم أنفخ الهواء للخارج بالزفير ببطء.

ثانيا:

غير مكانك وذلك بالابتعاد عن مكان عملك، لتنره أن أمكن أو حتى بالذهاب إلى مبردة الماء وتناول قدح ماء بارد وشربه ببطء وتلذذ.

هذا سيساعدك على تجمع أفكارك ويعيد لك التركيز في المهمة التي هي بين يديك (ربما هي السبب في توترك وإجهادك).

ثالثا:

أضحك!

نعم أضحك من أعماقك وحتى بصوت جهوري.

يمكنك أن تقرأ أحدى النكات المفضلة لديك (دوما أحتفظ بقربك بأحد الكتب أو المجلات الخفيفة والمسلية),لتجلب السعادة لقلبك.

رابعا:

ألعب بأي شيء يريحك ويخفف من توترك كان تلعب لعبة السهام Dart board وتصور وسط الرقعة هي عين من تعتقده السبب بتوترك (كثير من المدراء يحتفظوا بمكاتبهم بمثل هذه اللوحة.

فأن لم تجد شيئا من ذلك أضرب حقيبتك الدبلوماسية.

لاحظت بعض المدراء في أوربا واليابان يحتفظون بمضرب خشبي للكولف في مكاتبهم يجربون به الضربة الأولى للكرة The Drive (طبعا بدون وجود الكرة), وعندما سألت أحدهم ماذا يفيدك ذلك .... قال لي وهو يضحك [ أني أتخيل راس مديري وأنا أهوي بالمضرب على رأسه, فأرتاح نفسيا .... ]

مهند الشيخلي .... muhannad alsheikhly

الموازنة بين البيت والعمل

الموازنة بين البيت والعمل

كيف توازن بين البيت والعمل

كم مرة تهاونت وأضعت اجتماع عائلي حميم بسبب التصاقك بعملك أو مكتبك؟

هل تصرف عطلة نهاية الأسبوع في عملك بدلا من إن تكون مع أطفالك وعائلتك أو أبويك أو أن تذهب إلى صلاة الجمعة بحجة أن هناك عمل متراكم تريد انجازه, أو بسبب حصولك على مبلغ تافه كعمل أضافي؟

كم مرة خدعت نفسك بذلك؟

كل ما عليك وببساطة هو الموازنة الصحيحة بين ما تقوم به وبين ما يجب أن تقوم به ومتى تقوم به.

أولا:

لتحقيق الحياة التي تريدها، يجب عليك أولا تحديد أكثر الأمور أهمية إليك، ثم وضع قائمة والتي ستساعدك لتحديد الأولويات والتوازن بين تلك الأشياء.

حدد ذلك بقائمة لتلك الأهداف والأشياء على أن لا تقل عن 16 فقرة مثلا.

ثانيا:

قيم احتياجاتك المالية لتحديد كيف يمكنك (وزوجتك أن كانت عاملة) أن تقلل من ساعات العمل.

ثالثا:

أبحث ورتب مع رب عملك أن كان يسمح لك بالعمل عن بعد من المكتب, أو أمكانية ترتيب المشاركة في تقسيم العمل بين الزملاء بالعمل, أو العمل بنظام الوقت الجزئي (نصف الوقت) وجدولة ذلك فيما بينكم.

رابعا:

حدد الوقت المناسب واللازم استهلاكه للعمل أن كان في مكان العمل الرسمي أو أن كان في البيت, ودع عائلتك وزملائك في العمل يعرفون تلك الحدود, لتكن تلك الحدود واضحة, فأنك ستعمل عمليا أكثر،وستكون عائلتك أكثر مساعدة لك مما قد تتصور.

عندما ينتهي وقت العمل أو يصل حده ومداه، توقّف عن العمل وركز على عائلتك.

تذكر جيدا بأن العطل و وقت الفسح العائلية محرم عليك العمل فيها تماما.

خامسا:

تعلّم كيف ومتى تنقل التروس (كما يقولون عند قيادة السيارة), فعندما يحين الموعد, أي موعد العائلة أوقف المهام الأخرى وركز كل وقتك وقواك وتفكيرك بالكامل ليكون لزوجتك ولأطفالك.

حدد الوقت الذي تكون به مع العائلة بأن يكون وقت مقدس لك ولعائلتك فأقطع به أي اتصال هاتفي, جاعلا من محيطك منطقة محجوب استخدام الهاتف فيها.

سادسا:

أبتعد عن الفوضى داخل البيت,أعدد برنامج لصيانة البيت وتمسك به ما أمكنك ذلك.

صن و رتب ونظف بيتك على أساس أسبوعي أو نصف شهري ( وهذا بالمخصوص للست العاملة), وهكذا سيبقي البيت مرتبا ومنتظما طوال الفترة ولا يحتاج إلا لدقائق قليلة لوضع اللمسات والترتيب اللازمين.

سابعا:

قاوم حافز ملئ وقت عائلتك بالنشاطات المحددة و الروتينية فقط, أدخل على ذلك ممارسات حيوية أخرى من مطالعة ودروس و زيارات لذوي الرحم والأصدقاء والذهاب للتنزه أو النادي فأنها ستبقي على البرامج والخطط قائمة مع مستوى عالي من التنويع وكما ستربط وتشد الأواصر العائلية الحميمة في أعلى مستوياتها, وأن لا تنسى السماح لبعض من وقت ليكون فراغ وغير مقيد جدا.

ثامنا:

أستخدم عطلة نهاية الأسبوع كتغيير حقيقي من رتابة الحياة, خطط لنهاية الأسبوع وليكن الهدف إسعاد عائلتك وأراحتك نفسيا, و لا تجعل منها سبب للكسل و اللبد في البيت, فأن لم تساعد الظروف للقيام بالفسح والنزهات الجماعية أستغل بعض الوقت للزيارات الخاصة بك والتي قد لا تشاركك العائلة فيها.

تاسعا:

ممن وقت لأخر أعمل مراجعة لخططك ولتكن كل ستة أشهر مثلا, راجع بها أهدافك وأولوياتك, وعدل في الحاجات والالتزامات والمسؤوليات حتى تقع على المزيج المناسب و العملي لك.

**** مواضيع ذات صلة:

احترام الذات

أكتسب احترام الذات العالي (الثقة بالنفس).

احترام الذات و الثقة بالنفس لدى الأطفال

احترام الذات بعد الفصل من العمل

بناء احترام الذات (الثقة بالنفس) في طفلك

العمل بكفاءة

الموازنة بين البيت والعمل

مهند الشيخلي .... muhannad alsheikhly